Juridisch
Privacybeleid
Versie 1.2, Laatste update: juli 2026 · Van kracht per lancering PsyIntake
AVG-compliant voor de GGZ
PsyIntake verwerkt bijzondere persoonsgegevens (gezondheidsgegevens) conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Als bemiddelingsplatform in de zorg volgen wij aanvullende eisen uit de WGBO en het NEN 7510-normenkader.
1. Wie zijn wij?
PsyIntake is een digitaal bemiddelingsplatform dat cliënten in contact brengt met vrijgevestigde psychologen en therapeuten voor een intakegesprek. PsyIntake treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die worden verzameld via het platform.
PsyIntake BV
KVK: [invullen na inschrijving] · btw: [invullen na inschrijving]
info@psyintake.nl · psyintake.nl
PsyIntake is geen zorginstelling en geen partij bij de behandelingsovereenkomst tussen cliënt en hulpverlener. Hulpverleners zijn zelfstandige beroepsbeoefenaren en dragen zelf verantwoordelijkheid voor hun zorgverlening.
2. Welke gegevens verwerken wij?
Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:
Accountgegevens (cliënt)
Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehashed, nooit leesbaar opgeslagen), telefoonnummer, geboortedatum (leeftijdsverificatie 18+).
Accountgegevens (hulpverlener)
Naam, e-mailadres, wachtwoord (gehashed), BIG-registratienummer, beroep, praktijkadres, tarieven, beschikbaarheidsdagen, profielfoto.
Gezondheidsgegevens (bijzonder, Art. 9 AVG)
De uitslag van de zelftest (klachtdomein, ernst, score) en de omschrijving van je klachten die je bij het boeken invult. Wordt alleen verwerkt na je uitdrukkelijke toestemming, die bij het boeken apart wordt gevraagd, en alleen gedeeld met de hulpverlener die je kiest.
Boekingsgegevens
Datum en tijd afspraak, gekozen hulpverlener, sessievorm (online of locatie), en je geboortedatum en adres. Geboortedatum en adres zijn uitsluitend zichtbaar voor je eigen hulpverlener (voor het dossier/de verwijzing) en worden nooit aan derden getoond.
Betalingsgegevens
Betalingsstatus en factuurreferentie. Betaalgegevens (IBAN, kaartdata) worden verwerkt door onze betaaldienstaanbieder (Mollie/iDEAL) en worden nooit door PsyIntake opgeslagen.
Werkgeverskoppeling (optioneel)
Bedrijfscode waarmee een werkgever de kosten kan vergoeden. PsyIntake deelt nooit persoonsgegevens met werkgevers, alleen anonieme, geaggregeerde gebruiksrapportages.
Anonieme onderzoeksgegevens (opt-in)
Alleen als je daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft (via een apart vinkje bij de zelftest of bij het boeken), bewaren wij geanonimiseerde, niet-herleidbare gegevens voor wetenschappelijk onderzoek: klachtcategorie, leeftijdsgroep, provincie, geslacht, aantal sessies, behandelduur, behandelmethode, reden van afsluiten en wachttijd. Nooit je naam, exacte geboortedatum of volledige woonplaats. Zonder toestemming bewaren wij niets voor onderzoek; boeken kan altijd zonder.
Technische gegevens
IP-adres (geanonimiseerd), apparaattype, browser, bezochte pagina's. Uitsluitend voor platformbeveiliging en anonieme gebruiksstatistieken.
3. Zelftest en vragenlijst
De zelftest op PsyIntake is volledig vrijwillig en kan worden ingevuld zonder account. Wij onderscheiden drie manieren waarop zelftestdata wordt gebruikt:
Tijdelijk in de browser (standaard)
Resultaten worden opgeslagen in de sessie van je browser (sessionStorage). Ze verdwijnen zodra je het venster sluit. Er wordt niets naar onze servers gestuurd.
Doorsturen naar hulpverlener (opt-in, bij boeking)
Bij het maken van een afspraak kun je ervoor kiezen jouw testresultaten te delen met de hulpverlener. Dit wordt per boeking gevraagd en is standaard uitgeschakeld. De hulpverlener ziet de uitslag alleen als jij dit actief aanzet. De dag na de intake wist PsyIntake deze uitslag automatisch; wil de hulpverlener hem bewaren, dan zet die hem vóór die tijd in het eigen dossier.
Veiligheidsvragen vóór het boeken
Voordat je een intake kunt boeken, beantwoord je vier vragen over je veiligheid. Je antwoorden blijven in je eigen browser: ze worden niet opgeslagen en niet naar ons of naar de hulpverlener gestuurd. Alleen het feit dat je de vragen hebt doorlopen, gaat mee met de boeking.
Van PsyIntake naar de hulpverlener
PsyIntake is verantwoordelijk voor de gegevens die je op het platform invult. Bij het boeken sturen we je boekingsgegevens en, met jouw uitdrukkelijke toestemming, de informatie over je klachten door naar de hulpverlener die je kiest. Vanaf dat moment is de hulpverlener zelf verantwoordelijk voor die gegevens in zijn of haar eigen dossier.
Trek je je toestemming in? Dat doe je in je portaal, bij de afspraak. Wat PsyIntake heeft, je omschrijving van je klachten en een eventuele zelftest, verwijderen we meteen; de hulpverlener ziet het daarna niet meer in het portaal. Wat de hulpverlener al in het eigen dossier heeft gezet, kan PsyIntake niet verwijderen. Vraag de hulpverlener daar zelf om.
Anoniem onderzoek (opt-in, op de zelftest-pagina)
Als je hiervoor toestemming geeft, slaan wij geanonimiseerde data op: alleen klachtdomein, ernst en datum, nooit naam of contactgegevens. Deze data helpt ons te begrijpen welke klachten het meest voorkomen en hoe de behandelingen presteren. Deze anonieme kopie bevat niets waarmee we hem aan jou kunnen koppelen, dus we kunnen hem achteraf niet terugvinden of verwijderen. Doe je de zelftest opnieuw, dan kies je zelf opnieuw of je meedoet. Dit staat los van de uitslag die je bij het boeken met je hulpverlener deelt: die wordt de dag na de intake automatisch gewist.
Boeken zonder zelftest is altijd mogelijk. De zelftest heeft geen invloed op de toegang tot hulpverleners.
4. Afsluiting behandeltraject
Wanneer een hulpverlener een behandeltraject afsluit in het dashboard, vindt automatische gegevenssanering plaats:
Wordt gewist (niet langer bewaard)
Naam · E-mailadres · Telefoonnummer · Geboortedatum · Adres · Zelftest-uitslag · Klachtomschrijving in eigen woorden
Blijft bewaard (alleen met jouw toestemming, volledig geanonimiseerd)
Klachtcategorie · Leeftijd in hele jaren · Regio · Geslacht · Aantal sessies · Behandelduur (weken) · Behandelmethode · Wachttijd · Reden afsluiting
De geanonimiseerde onderzoeksgegevens worden alleen bewaard als je daar bij het boeken uitdrukkelijk toestemming voor gaf. Gaf je geen toestemming, dan wordt bij het afsluiten niets voor onderzoek bewaard. We bewaren nooit je exacte leeftijd, geboortedatum of woonplaats, alleen je leeftijdsgroep en je provincie. Die gegevens worden pas vastgelegd als het traject wordt afgesloten. Tot dat moment kun je je toestemming intrekken in je portaal, bij de afspraak; dan wordt er niets voor onderzoek bewaard. Na het afsluiten zijn de gegevens niet meer aan jou te koppelen en dus ook niet meer terug te vinden of te verwijderen.
Na sanering is de data niet meer herleidbaar naar een persoon, ook niet voor PsyIntake-medewerkers. De hulpverlener bevestigt de sanering via een twee-staps-bevestiging in het dashboard.
5. Werkgeverspakket
Werkgevers kunnen een abonnement afnemen waarmee medewerkers kosteloos toegang krijgen tot PsyIntake. De werkgever ontvangt nooit persoonsgegevens van individuele medewerkers.
Wat werkgevers wel ontvangen: anonieme, geaggregeerde rapportages, bijvoorbeeld het totaal aantal voltooide intakes of de meest voorkomende klachtcategorieën binnen de organisatie. Deze cijfers zijn alleen beschikbaar als er minimaal vijf medewerkers gebruik hebben gemaakt van het platform (drempelwaarde voor anonimiteit).
De bedrijfscode die een medewerker invoert bij boeking, wordt alleen gebruikt voor facturatie aan de werkgever. PsyIntake koppelt nooit een individuele boeking aan een naam of functie binnen de organisatie.
6. Grondslag voor verwerking
7. Gezondheidsgegevens, extra bescherming
Gezondheidsgegevens vallen onder bijzondere persoonsgegevens (Art. 9 AVG). Wij nemen hiervoor aanvullende maatregelen:
- Gegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256).
- Toegang is beperkt tot de betrokken hulpverlener en de cliënt zelf.
- PsyIntake-medewerkers hebben geen inhoudelijke toegang tot zelftestresultaten of klachtomschrijvingen.
- Persoonsgegevens worden gewist zodra de hulpverlener het behandeltraject afsluit (zie sectie 4).
- Geanonimiseerde onderzoeksdata wordt gescheiden bewaard van persoonsgegevens, ook technisch niet koppelbaar na sanering.
- De zelftest is altijd optioneel. Boeken zonder zelftest is volledig mogelijk.
8. Met wie delen wij jouw gegevens?
Wij delen jouw gegevens uitsluitend met de volgende partijen:
De gekozen hulpverlener
Naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en adres, en met jouw uitdrukkelijke toestemming de informatie over je klachten en je zelftestuitslag. Alleen na een bevestigde boeking.
Betalingsdienstaanbieder (Mollie / iDEAL)
Voor veilige verwerking van betaling. Wij ontvangen alleen een betalingsbevestiging. Betaalgegevens worden niet door ons opgeslagen.
E-maildienst (Brevo)
Voor bevestigings- en herinneringsmails. Brevo is EU-gebaseerd en AVG-compliant. Wij sturen geen marketingmails zonder expliciete toestemming.
Hostingprovider (Vercel / EU-regio)
Serverinfrastructuur in de Europese Unie. Vercel voldoet aan AVG-vereisten voor dataopslag.
Databank (Neon / EU-regio, Frankfurt)
Onze gegevens worden opgeslagen in een PostgreSQL-databank van Neon, gevestigd in de Europese Unie (Frankfurt). De opslag is versleuteld (AES-256 at-rest).
Statistiek (Google Analytics), alleen met jouw toestemming
Voor geanonimiseerd inzicht in bezoekersaantallen, uitsluitend nadat je in de cookiemelding op 'Alles accepteren' klikt. Je IP-adres wordt geanonimiseerd, er worden geen advertentieprofielen opgebouwd. Verwerking kan (met passende waarborgen onder het EU-VS Data Privacy Framework) buiten de EU plaatsvinden.
Werkgever (alleen bij werkgeverspakket)
Uitsluitend anonieme, geaggregeerde gebruiksrapportages. Nooit naam, klacht of individuele boekingsgegevens.
Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden, geven ze nooit door buiten de EU zonder passende waarborgen, en gebruiken ze niet voor reclame- of marketingdoeleinden.
Met alle hierboven genoemde verwerkers (Mollie, Brevo, Vercel, Neon, Google) is een schriftelijke verwerkersovereenkomst gesloten conform art. 28 AVG. Deze overeenkomsten waarborgen dat zij jouw gegevens uitsluitend verwerken in opdracht van PsyIntake en conform de AVG.
9. Jouw rechten (AVG Art. 15-22)
Inzage
Opvragen welke gegevens wij van jou verwerken.
Rectificatie
Onjuiste gegevens laten corrigeren.
Verwijdering
Jouw account en alle persoonsgegevens laten wissen.
Beperking
Verwerking tijdelijk laten stoppen.
Overdraagbaarheid
Jouw gegevens in een leesbaar formaat ontvangen (export).
Bezwaar
Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Intrekking toestemming
Gegeven toestemming voor gezondheids- of onderzoeksdata altijd intrekken zonder gevolgen, in je portaal bij de afspraak. Gegevens die al anoniem zijn gemaakt, zijn niet meer aan jou te koppelen en daardoor niet meer te verwijderen.
Klacht bij de AP
Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Verzoeken indienen via: info@psyintake.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.
10. Beveiliging
- HTTPS/TLS-versleuteling voor alle dataoverdracht.
- Gezondheidsgegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256 at-rest) bij onze databank in de EU.
- Wachtwoorden worden gehashed opgeslagen (bcrypt), nooit leesbaar voor PsyIntake.
- Tweefactorauthenticatie (2FA) voor hulpverleners en beheerders, verplicht bij inloggen.
- Persoonsgegevens en geanonimiseerde onderzoeksdata worden technisch gescheiden opgeslagen.
- Toegangslogging: alle toegang tot gezondheidsgegevens wordt gelogd en bewaard (90 dagen).
- Datalekprocedure conform AVG Art. 33: melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur indien van toepassing.
- Regelmatige beveiligingsaudits bij grote wijzigingen in de infrastructuur.
11. Bewaartermijnen
12. Cookies
PsyIntake gebruikt uitsluitend:
- Functionele cookies, noodzakelijk voor inloggen, sessiebeveiliging en het onthouden van jouw voorkeuren. Geen toestemming vereist.
- Analytische cookies (Google Analytics), voor inzicht in paginabezoeken. Deze plaatsen wij uitsluitend nadat jij daar via de cookiemelding toestemming voor geeft ("Alles accepteren"). Kies je "Alleen noodzakelijk", dan wordt Google Analytics niet geladen.
Google Analytics is privacyvriendelijk ingesteld: jouw IP-adres wordt geanonimiseerd en wij staan geen advertentieprofielen of gegevensdeling voor advertenties toe. De meetgegevens worden namens ons door Google verwerkt. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via "Cookievoorkeuren" onderaan elke pagina. Wij plaatsen geen advertentiecookies en delen geen cookiedata met advertentienetwerken.
13. Minderjarigen
PsyIntake is uitsluitend toegankelijk voor personen van 18 jaar of ouder. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen. Mochten wij constateren dat gegevens van een minderjarige zijn verzameld, dan worden deze onmiddellijk verwijderd.
14. Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)
PsyIntake gebruikt geen AI die met jou communiceert en geen AI die beslissingen over jou neemt. Of je een hulpverlener kunt boeken hangt uitsluitend af van de agenda en beschikbaarheid van die hulpverlener; de zelftest werkt met vaste, wetenschappelijk gevalideerde vragenlijsten en rekent je score volgens vaste regels uit. Er worden nooit persoonsgegevens van cliënten of hulpverleners met AI-diensten gedeeld.
Wij gebruiken AI wel als hulpmiddel achter de schermen: bij het schrijven van blogartikelen en socialemediaberichten en bij het actualiseren van de wetenschappelijke cijfers op deze site. Al deze teksten en cijfers worden voor publicatie inhoudelijk gecontroleerd en goedgekeurd door de redactie van PsyIntake, die de volledige redactionele verantwoordelijkheid draagt. Vragen hierover kun je stellen via het contactformulier.
15. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen als de wet- of regelgeving wijzigt, of als de functionaliteit van het platform verandert. Bij wezenlijke wijzigingen ontvangen actieve gebruikers ten minste 30 dagen van tevoren een e-mailbericht. De datum van de laatste update staat bovenaan deze pagina.
16. Contact en klachten
Voor vragen over dit privacybeleid, jouw rechten of het intrekken van toestemming:
E-mail: info@psyintake.nl
Website: psyintake.nl
Wij reageren binnen 30 dagen. Ben je niet tevreden met onze reactie? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.